Kurumsal organizasyon firmaları, eğer işini doğru dürüst yapan bir ekibe, profesyonel bir takıma sahipse, bazı hususlara dikkat ederek organizasyonların planını yaparlar. Kurumsal organizasyon firmaları için dünya çapında kabul görmüş 4 adet madde, etkinliklerin planlanması aşamasında devreye girer. Bosphorus Team, her kurumsal organizasyon öncesinde bu 4 maddenin bilinciyle hareket ederek, etkinlik planlamalarını yapıyor. Bunlar:
- Etkinliğin araştırılması,
- Etkinliğin planlanması,
- Etkinliğin uygulanması,
- Etkinliğin değerlendirilmesi,
başlıkları altında toplanabilir. Şimdi kısaca bu başlıkların bu maddelerin kurumsal organizasyon firmaları için ne manaya geldiğini araştıralım.
Etkinliğin araştırılması: Bu aşama tamamen hedef kitleye yöneliktir. Kurumsal organizasyon firmaları, hangi etkinliği yapacak olursa olun, çevreyi, kamuoyunun eğilimlerini, firmanın kimliğine dair olumlu ya da olumsuz her konuyu gözlemleyerek, hedef kitleye uyumlu kimlik araştırmaları yapmak zorundadır.
Etkinliğin planlanması: en kötü plan bile, işini iyi yapmayan kurumsal organizasyon firmalarından iyidir. Bu sebeple etkinlik dâhilinde nelerin yapılacağı, nasıl yapılacağı, ne zaman ve hangi kitleye yönelik yapılacağı ve hatta maliyet hesaplaması planlarının bile bu aşamada yapılması gereklidir.
Etkinliğin uygulanması: her şey tamam, hedef kitle ve etkinliğin planlanması tamamlandı, şimdi sıra geldi tüm bu süreçlerin uygulanması aşamasına. Düşünsenize, hazırladığınız bu etkinliğin bir daha tekrarı olmayacak, özür dileme gibi bir lüksünüz yok. Kurumsal organizasyon firmaları olarak sizden en iyi hizmet bekleniyor. İşte bu sebeple, planlamasını yaptığınız etkinliğin, en ince ayrıntısına kadar dikkat etmeniz ve özen göstermeniz gerekir. İşte bu noktada kurumsal organizasyon firmalarındaki ekip ciddi anlamda ne kadar profesyonel olduğunu gösterecektir. Her hangi bir aksaklık durumunda hazırda bir B planının olması, olmazsa olmazlardandır.
Etkinliğin değerlendirilmesi: bu son aşama tamamen kurumsal organizasyon firmalarının kendi iç işleyişindeki sorunları ve aksaklıkları fark etmesine ve hatta sorunlar karşısında çözüm üretmesine, olanak sağlar. Etkinlik bitmiştir ve bunun sonrasında bir değerlendirme yapmazsanız, hatalarınızı göremez ve ekibinizin performansını ölçemezsiniz. Bu sebeple mutlaka bir değerlendirme yapmalı ve bir sonraki etkinlik için daha donanımlı hale gelebilmek için iç tetkik yapmanız gerekir.